اداره ی امور بایگا نی :
اداره ی امور بایگانی هر سازمان با استفاده از سه روش صورت می گیرد :
الف ) نظام متمرکز بایگانی
ب) نظام غیر متمرکز بایگانی
ج) نظام پراکنده بایگانی
الف) در نظام متمرکز: کلیه ی امور بایگانی از قبیل : طبقه بندی – کد گذاری و تنظیم نگهداری اسناد و پرونده ها
در بایگانی مرکزی (بایگانی کل) صورت می گیرد و بقیه ی واحد ها مجاز به داشتن بایگانی مستقل و نگهداری پرونده ها
نمی باشند. .
مزایای شیوه ی متمرکز بایگانی :
- صرفه جویی در تعدا د کارکنان بایگانی
- صرفه جویی در محل و وسایل بایگانی
- اعمال صحیح مدیریت و تقسیم کار به طور عادلانه بین کارکنان بایگانی
- جلوگیری از تشکیل پرونده ها ی متعدد و مشابه
.ب) نظام غیر متمرکز
در این شیوه هر یک از واحدها ی سازمانی دارای بایگانی مستقل بوده و پرونده های مربوط به خود را تنظیم و نگهداری می کنند .
مزایای شیوه ی غیر متمرکز
- نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان
- آشنا بودن اقدام کنند گان به عناوین پرونده ها
- احساس تعلق بیشتر با یگان به اداره خود و در نتیجه کارآیی بیشتر
ج) نظام پراکنده بایگانی
در این شیوه هر یک از اقدام کنند گان موظف به نگهداری اسناد ومدارک و سوابق اداری خود می باشند ، این شیوه مورد توجه و
توصیه ی سازمان های اداری نمی باشد .
عوامل موثر در برقراری سیتم متمرکز یا غیر متمرکز:
انتخاب هرکدام از این سیستم ها برای بایگانی مستلزم مطالعه ی وضعیت سازمان و حدود وظایف آن می باشد . مبنای این بررسی
باید براساس سرعت و سهولت و تامین نیاز مراجعه کنندگان به بایگانی باشد و عوامل زیر در نظر گرفته شود :
الف) طبقه بندی مشاغل و تشکیلات سازمان
ب) تعداد کارمندان
ج)مکان و موقعیت بایگانی
د) نحوه ی فعالیت های واحد های سازمان
آشنایی با بایگانی نرم افزاری؛ کامپیوتر و استفاده از آن در تنظیم اطلاعات
با ورود کامپیوتریا گوناگون از این ابزار در مسائل مختلف سازمانها می توان از این وسیله به عنوان ابزار ثبت نامه ها ی وارده و صادره و در نهایت
بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها استفاده کرد . زیرا قدرت بالای ذخیره سازی اطلاعات در حافظه ی آن کاربرد آن را بیشتر می نماید .
آدرس:شریعتی بالاتر از پل رومی بن بست میترا پلاک2002 طبقه 4 واحد7
22248885-7 22393840
Insta:ozhan.osj
http://www.aparat.com/video/video/listuser/view/list/dashboard/yes/username
